2006/06/13

Tutorial de Gmail (Parte 6)




Una funcionalidad muy interesante que tiene GMail son los filtros, estos sirven a la manera del Outlook para hacer acciones con nuestros email cuando estos llegan (o son enviados).

Para que sirven los filtros?
Un filtro para explicártelo de alguna manera, es un grupo de reglas que se aplican a tus email cuando estos se envían o reciben, las reglas son operaciones que les podes hacer a estos correos, como si vos estuvieras sentado enfrente y haciéndolo, solo que los filtros son automáticos.

Por ejemplo podes poner un filtro para que te reenvíe al email del laburo todos los emails que digan "Propuesta laboral".
O poner en la etiqueta "Amigos" a todos los email de tus amigos.
Incluso borrar todos los dolorosos email de tu ex, para no caer en la tentacion.

Las posibilidades son muy grandes y vamos a intentar ver la mayoría de ellas.

Y como hay que hacer?
Para crear un filtro tenes dos opciones, yendo a Configuracion y luego a la pestaña "Filtros"


o yendo desde la pantalla principal a "Crear un filtro"


Que cosas puedo filtrar?
Una vez que pusiste para crear un filtro utilizando cualquiera de las dos opciones que te comente mas arriba, te va a aparecer la siguiente pantallita, la cual tiene todas las opciones para poder filtrar el correo.
Estas opciones son las que "seleccionan" los correos a filtrar, son inclusivos, eso quiere decir que para que un email cumpla con el filtro debe cumplir con todo lo de "De:, "Para:" etc, a menos que lo dejes en blanco.



Antes de empezar a explicarte cada campo, quiero aclararte que tenes que pensarlos como si fueran una búsqueda de Google, o sea, si queres buscar un email que sea de pepito@gmail.com o de fulanito@gmail.com, en el campo "de:" tendrías que escribir
pepito@gmail.com OR fulanito@gmail.com.

De: este campo busca dentro del email (y nombre) de la persona que envió un correo, ejemplos:
si escribís | filtra por juancito@gmail.com | juancito@gmail.com @gmail.com | pepe@gmail.com,google@gmail.com gmail | jigmail@hotmail.com,pepe@gmail.com .com | pepe@yahoo.com.ar,ale.com@yahoo.co.uk "Juan José" | Cualquier email que venga de una persona
| con nombre Juan o José
juancho@gmail.com | Filtra todos los email salientes ;)

Para: este campo busca en el destino del email, por ejemplo un email para una lista de correo, o un email que envias vos para alguien, las propiedades son las mismas que las de " De:"

Asunto: Todo texto que aparezca en el titulo de los email, también podes buscar como GMail, con las comillas, los OR, etc.

Contiene las palabras: Esto es lo mas interesante, podes buscar todo el contenido de los email para filtrarlo.

No contiene: Con esto podes hacer que los email que no contengan alguna palabra clave, pasen, es igual que poner NOT en el campo anterior solo que con esto podes tener todo mas organizado.

Tienes archivos adjuntos: Con esto podes especificar que el email a filtrar tenga necesariamente archivos adjuntos. Es bueno destacar que si no chequeas esto, van a aparecer tanto archivos con o sin adjuntos.

Te recuerdo de nuevo que los campos vacíos no son tomados en cuenta.

Mientras vas definiendo las reglas de filtrado, podes realizar una búsqueda de prueba para ver si los emails que querías filtrar están siendo procesados e ir modificando tus criterios de acuerdo a lo que ves como resultado.

Al finalizar presiona en Paso Siguiente >> y vas a ver una nueva pantalla, ojo, siempre vas a poder volver a la primera pantalla desde esta nueva.

Que puedo hacer con los email filtrados?
Muchisimas cosas! Fijate esta imagen.



Acá seleccionas las acciones que queres hacer con tus emails filtrados, son todos bastante obvios así que solo voy a aclarar un par de cosas.

Por ahora solo le podes aplicar una etiqueta a los emails filtrados, es medio tonto esto ya que justamente la idea de las etiquetas es que puedas aplicarle varias a un mismo email. Por otro lado también es medio tonto aplicar mas de una etiqueta por filtro, para eso crea una etiqueta acorde y listo. Lo que si se puede hacer es crear dos filtros que tomen los mismos email (no que tengan las mismas condiciones, sino similares) y que apliquen dos etiquetas diferentes.

Por ejemplo un filtro en el que si viene un email de pepe@gmail.com que vaya a la etiqueta Amigos, y otro que filtre también por pepe@gmail.com pero que si contiene la palabra oficina en el asunto le aplique la etiqueta trabajo.

Algo muy interesante es la opción de reenvío, acá podes escribir una dirección de correo para reenviar tus email a esa persona. Ojo, solo se permite una dirección de correo.

Para ir terminando...
Acá en esta pantalla podes ver un ejemplo de como se ven los filtros una vez creados, fijate que este filtra los email que vienen de: (from:) dos direcciones (nota como no tengo que agregar @ ni .com ni nada), y abajo de esa linea se puede ver que tipo de acciones realiza sobre estos.



Como veras, crear filtros en GMail es bastante simple, también son muy útiles para organizar automaticamente tus correos.
Una particularidad faltante que hecho muy en falta luego de experimentar con M2, el sistema de correo del navegador Opera, son los filtros automáticos, en este sistema de correo, los filtros se pueden crear automaticamente a medida que vas tirando emails en estos, claro que tenes un periodo de una o dos semanas de aprendizaje donde practicamente cualquier email que te llegue va a aparecer en todos los filtros, pero pasado ese escollo todo se maneja automaticamente y realmente luego de utilizarlo por un tiempo (un mes), te podes sorprender por la exactitud que adquieren.

Bueno esto fue todo por hoy, saludos!

Indice de este tutorial

Links:
Opera

4 comentarios:

  1. Te felicito por el tutorial...particularmente me interesaría saber algo más acerca del acceso POP3 que tiene el gmail...

    Lo he intentado, pero no me ha dado resultados...

    Sería bueno que toques ese tema en un futuro tutorial...

    Saludos,

    R.

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  2. Gracias Raul!

    La proxima parte del tutorial es justamente la que estas pidiendo, aunque realmente no es tan complicado como parece, ojo!, en la ayuda de Gmail esta explicado practicamente todos los metodos para acceder a ella.

    Aca tenes el link:
    Ayuda de GMail sobre acceso POP

    Si tenes alguna duda que no cubra la ayuda y estas impaciente por el tutorial no dudes en preguntarme por aca.

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  3. Alguien sabe como hacer que se desactive agrupar por tema, o por asunto, porque cuando hay muchos mensajes de la misma conversacion es imposible revisar quien contesto que, la manera tradicional de yahoo o hotmail de carpetas y bandeja de entrada organizada por fecha esta absolutamente intuitiva y NO CAUSA PERDIDA DE TIEMPO al momento de revisar los mails nuevos. esta idea de agrupar los mails por conversacion pudo ser una buena idea, si cuando se invento el email todos hubiesen aprendido a poner un ASUNTO distinto en cada conversacion. lo que no sucede ahora y no va a suceder porque todos ya estan accostumbrados a responder los emails sin siquiera fijarse el asunto (el asunto es una perdida de tiempo, para el correo cotidiano). espero que se pueda desactivar esta opcion de agrupar por asunto, de otra forma gmail NO SIRVE, aun con todo el espacio disponible que ofrece.

    saludos

    sandroestrada@gmail.com

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  4. Pues esa es justamente la diferencia entre gmail y los demas proveedores de webmail, para los que se acostumbran a la vista completa de conversaciones es extremandamente util y para quienes no, pues es un fastidio, por el momento no hay manera de desactivar la opcion.

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